Notary Public หรือ ที่คนทั่วไปเรียกแบบสั้นๆว่า Notary หมายถึง คนที่มีความน่าเชื่อถือและได้รับการยอมรับในแต่ละประเทศ

มีหน้าที่รับรองเอกสาร รับรองลายมือชื่อของคนทั่วไปที่อยู่ในเอกสารนั้นๆ หรือเป็นพยานรับรอง เหตุการณ์หรือสถานการณ์บางอย่าง เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือเวลานำเอกสารไปใช้ต่อนั่นเอง

ปกติแล้วการใช้เอกสารที่มีการรับรองจาก Notary Public จะเป็นการใช้เอกสารข้ามประเทศกัน เนื่องมาจากที่ว่าแต่ละประเทศใช้แบบฟอร์มเอกสารไม่เหมือนกัน มีระบบการทำงานที่ไม่เหมือนกัน

เลยมีการยอมรับกันในหลายประเทศ หากเอกสารหรือลายมือชื่อของคนนั้นๆ มีการรับรองโดย Notary Public ของประเทศหรือรัฐนั้นจะให้สันนิษฐานว่า เป็นเอกสารที่ถูกต้องหรือลายมือชื่อที่ถูกต้องของคนที่เซนต์จริงๆ

Notary Public เป็นแนวคิดและมีที่มาจากฝั่งตะวันตกโดยเริ่มมาจากเวลาการส่งเอกสารต่างเมือง หรือต่างหมู่บ้าน มักจะมีการสงสัยว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารที่แท้จริงหรือเปล่า เป็นเอกสารที่ถูกปลอมแปลงมาหรือไม่

และที่สำคัญคือ ลายเซ็นหรือลายมือชื่อที่ปรากฏในเอกสาร เป็นลายมือชื่อของเจ้าของจริงไหม เพราะแค่เพียงเซนต์ชื่อใครๆ ก็เซนต์แทนได้ทั้งนั้น

เมื่อเกิดปัญหาเหล่านี้ขึ้นมา จึงได้มีการจัดตั้ง Notary Public ขึ้นมาโดยอาศัยคนที่มีความน่าเชื่อถือในชุมนุมหรือเมืองนั้นๆ ให้การรับรองลงไปในเอกสารอีกชั้นหนึ่งในทำนองที่ว่า เป็นเอกสารที่จัดทำถูกต้องแล้ว หรือ ลายมือชื่อที่ปรากฏเป็นลายมือชื่อจริงๆ โดยที่คนมาเซนต์มาเซนต์ต่อหน้า Notary Public จริงๆ

ต่อมาก็มีการพัฒนาและใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะการส่งเอกสารไประยะทางไกลๆ อย่างต่างประเทศ และมีการกำหนดตราประทับขึ้นมาโดยเฉพาะในแต่ละประเทศเช่นกัน

สำหรับประเทศไทย Notary Public บ้านเราจะเรียกว่า ทนายความรับรองลายมือชื่อ โดยจะจัดอยู่ในสาขาอาชีพของทนายความเท่านั้น

ซึ่งจะต่างกับหลายประเทศที่หลายอาชีพสามารถขอขึ้นทะเบียนเป็น Notary Public ได้

ทั้งนี้เพราะประเทศไทยในสมัยนำระบบ Notary Public เข้ามาเชื่อว่า อาชีพทนายความ เป็นอาชีพที่น่าเชื่อถือ มีความซื่อสัตย์ อยู่ใกล้ชิดกับประชาชนมีทนายความอยู่ทุกพื้นที่ในประเทศไทย

และทนายความเป็นอาชีพที่มีความรู้ความสามารถเพียงพอในการทำเอกสารภาษาอังกฤษและตรวจสอบความถูกต้องได้ ไม่ให้คนมาหลอกได้ง่ายๆ นั่นเอง

แม้ว่าระบบ Notary Public ในประเทศไทยจะยึดโยงกับอาชีพทนายความอย่างเดียว ก็ไม่ได้หมายความว่าทนายความทุกคนจะสามารถเป็น Notary Public ได้นะครับ

ถ้าจะให้อธิบายให้เข้าใจง่ายๆ การมีตราประทับและขึ้นทะเบียน Notary Public จะต้องทำการเข้าอบรมและสอบเสียก่อน ไม่ใช่สอบผ่านทนายความแล้วจะเป็น Notary Public ทันที

ดังนั้นหากเราต้องการให้ทนายความรับรองลายมือชื่อหรือเอกสารของเราเพื่อไปใช้ในต่างประเทศ เราจะต้องสอบถามทนายความท่านนั้นก่อนว่า เขามีทะเบียนและตราประทับ Notary Public หรือไม่

เอกสารทุกชนิดสามารถรับรองโดย Notary Public ได้ทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับรูปแบบที่ต้องการนำเอกสารไปใช้ ผมขอยกตัวอย่างพอสังเขปดังนี้

เอกสารยืนยันตัวตนเพื่อรับบำนาญของชาวต่างชาติ ชาวต่างชาติหลายคนได้รับบำนาญเป็นรายเดือน รายปี จากรัฐบาลต้นสังกัดประเทศของเขา ทั้งนี้เนื่องจากมีการย้ายถิ่นฐานมาอยู่ในประเทศไทย รัฐบาลเขาก็ไม่รู้ความเป็นอยู่ว่าเป็นตายร้ายดีอย่างไร หรือย้ายประเทศไปแล้วหรือเปล่า กลัวว่าจะโอนเงินมาผิดคนและไม่มีคนใช้

โดยปกติทุกปีก็จะมีแบบฟอร์ม ให้กรอกและเซนต์ชื่อส่งกลับไปยังต้นสังกัดและบังคับไว้ในแบบฟอร์มเลยว่าจะต้องให้ Notary Public ของประเทศไทย ยืนยันว่า ชาวต่างชาติคนนี้มาเซนต์ชื่อต่อหน้าจริงๆ (ยังไม่ตายไปไหน)

เอกสารมอบอำนาจระหว่างประเทศ การมอบอำนาจเป็นเรื่องสำคัญ ประเทศปลายทางต้องมั่นใจว่าเจ้าตัวได้ลงชื่อเพื่อมอบอำนาจจริงๆ เพราะหลายครั้งเป็นการเสียสิทธิหรือโอนทรัพย์สินให้คนอื่น ดังนั้นในการมอบอำนาจระหว่างประเทศ ทางสากลจึงต้องให้มี Notary Public ลงชื่อพร้อมตราประทับยืนยันด้วย ว่าเจ้าตัวได้ทำหนังสือมอบอำนาจและลงชื่อจริงๆ

สำเนาเอกสารถูกต้อง การใช้สำเนาเอกสารระหว่างประเทศ ย่อมมีแบบฟอร์มต่างกัน เช่น ประเทศไทยเอกสารราชการต้องมีตราครุฑ เป็นต้น ดังนั้นประเทศอื่นย่อมไม่แน่ใจว่าเอกสารสำเนานี้ถูกต้องหรือไม่ Notary Public จึงเข้ามามีบทบาท ในการรับรองว่า สำเนานี้นั้นเป็นสำเนาที่ถูกต้องถ่ายเอกสารมาจากต้นฉบับจริง